皆で共有するフォルダを作ってくれといわれたら

 複数の部署の人たちと一つの業務（◯◯プロジェクト）に取り組むことがあります。その時に困ることが共有フォルダの構成と運用です。

今回は私がよく利用するフォルダ構成とその運用について紹介いたします。まずは以下のようにフォルダを作成していただけますでしょうか。

 フォルダ構成

第１階層

・◯◯プロジェクト

　第２回層
　・A_計画グループ

　　第３階層

　　・A10_ミーティング

　　　第４階層

　　　・180521_ミーティング

　　　・180615_会議

　　・A20_文書類

　　　・A200_進捗管理表

　　　・A210_規程類・手順書

　　　・A220_一覧表・記録・履歴

　　　・A230_◯◯◯など

　　・A80_その他

　　　・A800_分類外１

　　　・A810_分類外２

　　・A90_ゴミ箱

　・B_実行グループ

　　・B10_ミーティング

　　・B20_文書類

　　・B80_その他

　　・B90_ゴミ箱

　・C_経理グループ

　　・C10_ミーティング

　　・C20_文書類

　　・C80_その他

　　・C90_ゴミ箱

　　　以下同じ 

解説します。

第１階層の◯◯プロジェクトは、説明不要ですので省略します。

第２階層は、部署ごと、またはグループ/チームごとにフォルダを分けます。

その際、フォルダの先頭にA_, B_, とアルファベットをつけておくといいでしょう。各所属メンバーが自分に関係するアルファベットを自然と頭に刷り込んでくれます。

第３階層は、ミーティング、文書類、その他、ゴミ箱の４種類のフォルダを作成します。プロジェクトの内容により追加ください。

大事なことは、各グループごとに第３階層の構成を同じにすることです。構成を標準化することで各所属メンバーは、他のグループフォルダを覗いても、どこに欲しいファイルがあるか予想しやすくなります。

経験上、多くのプロジェクトは、定期的な打ち合わせで進捗と課題を確認し（A10_フォルダ）、成果もしくは作成途中の文書類を確認（A20_フォルダ）することがほとんどです。それ以外のファイルが出た場合はA80_その他フォルダに入れ、ファイルを削除する場合は、A90フォルダに移します。

 第４階層以降の運用は、グループ毎のフォルダ管理者や所属メンバーに任せてしまいましょう。

今日のところはここまでです。最後まで読んでいただきありがとうございました。